PROJET PROPREMENT DIT

United Nations Fonds des Nations Unies
Population Fund pour la Population

REPUBLIQUE DU BURUNDI

5ème PROGRAMME DE COOPERATION
BURUNDI/FNUAP 2003-2004

SOUS-PROGRAMME STRATEGIES EN MATIERE DE POPULATION ET DEVELOPPEMENT -SPD-

PROJET " APPUI A LA PRISE EN COMPTE DES QUESTIONS DE POPULATION DANS

LES PROGRAMMES DE DEVELOPPEMENT "

Pays : BURUNDI

Sous-Programme : Population et Développement

Numéro et titre du projet : BDI/03/P06 " Appui à la prise en compte des questions de population dans les programmes de développement".

Titre abrégé : Appui aux Programmes de Population

Catégorie du plan de travail :

Date de démarrage du projet : 1er janvier 2003

Durée du projet : 2 ans

Agence d'Exécution : Ministère de la Panification du Développement et de la Reconstruction

Agence d'Application : Ministère de la Planification du Développement et de la
Reconstruction

Contribution FNUAP : 300 395 US $

Contribution du Gouvernement : 15 346 000frs

Signatures :

ABREVIATIONS

CCC : Communication pour le Changement de Comportement
CIEP : Communication, Information, Education en matière de Population
CIPD : Conférence Internationale sur la Population et le Développement
CST : Country Support Team
ESDSR : Enquête Socio-Démographique et de Santé de la Reproduction
UNFPA : Fonds des Nations Unies pour la Population
GTIP : Groupe de Travail Intersectoriel en matière de Population
ISTEEBU : Institut des Statistiques et d'Etudes Economiques du Burundi
MPDR : Ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction
ONG : Organisation non -Gouvernementale
PNP : Politique Nationale de Population
PNSR : Programme National de Santé de la Reproduction
TDR : Termes de Référence
VIH : Virus d'Immuno-Déficience Humaine
SIDA : Syndrome d'Immuno-Déficience Acquise

I. Liens entre le sous-programme et le projet

Dans le cadre du 5ème programme d'assistance de l'UNFPA au Burundi, le Sous-programme Stratégies en matière de population et développement entend contribuer à une meilleure intégration des questions de Population, y compris les aspects de genre dans les programmes de développement sectoriels. Cet objet s'inscrit dans le plan d'action de la CIPD qui insiste sur la nécessité de la prise en compte des questions de population dans les plans et programmes de développement. Cet objet s'inspire également des grandes orientations de la Déclaration de Politique Nationale de Population en instance d'adoption, qui met la priorité sur l'amélioration du processus de planification économique et sociale. L' amélioration du processus de planification, à travers une meilleure prise en compte des questions de population dans la formulation, l'exécution, le suivi et l'évaluation de tous les programmes de développement est également un des axes prioritaires du Ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction .

En vue d'atteindre cet objet, le sous-programme Stratégies en Population et Développement a été conçu sous forme d'un projet inclusif " Appui à la prise en compte des questions de population dans les programmes de développement ". Sur la période 2003-2004, ce projet se propose de réaliser les deux produits suivants :

Le premier produit sera le renforcement des capacités techniques et institutionnelles à travers : i) le développement des outils et mécanismes de coordination et d'exécution de la Politique Nationale de Population; (ii) l'analyse en vue de leur prise en compte, des questions de population et de genre dans les politiques sectorielles; iii) l'organisation des ateliers de formation des cadres planificateurs et des producteurs des données statistiques.

Le renforcement des capacités devrait passer par la mise en place des mécanismes et structures de mise en œuvre de la Politique Nationale de Population. Après l'adoption de cette politique, il est prévu un certain nombre d'organes et de structures devant permettre d'assurer sa mise en œuvre. Cette mise en œuvre implique plusieurs ministères sectoriels, d'où la nécessité de mécanismes de coordination en vue d'une meilleure prise en compte des questions de population et de genre.

Par ailleurs, l'exigence d'exécution nationale, s'accompagne d'une formation des responsables des structures centrales, sectorielles et intermédiaires de planification aux techniques d'intégration des questions de population et de genre dans les plans et programmes de développement .

Le renforcement du Groupe de Travail Intersectoriel en matière de Population (GTIP) en tant que structure mandatée pour s'occuper des questions de population aura une place de choix. Cependant, étant donné la nécessité de placer les questions de population à un plus haut niveau de concertation, un effort sera poursuivi en vue de créer au sein du Ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction , une structure administrative permanente chargée de la mise en œuvre de la Politique Nationale de Population et de veiller à la prise en compte effective des questions de population dans le processus de planification. Une fois la structure mise en place, les missions du GTIP pourraient être progressivement récupérées par cette structure.

Le renforcement technique et institutionnel concernera aussi bien les capacités des cadres impliqués dans la planification que la fourniture des matériels et équipements nécessaires au suivi des programmes de population et de développement.

La mise en oeuvre de la politique nationale de population prévoit en outre l 'élaboration des plans et programmes sectoriels de mise en œuvre. Quant à elles, les formations envisagées permettront de doter les cadres planificateurs des compétences supplémentaires en matière d'intégration des questions de population dans la planification et le suivi-évaluation.

Le deuxième produit est de rendre disponibles et accessibles les données et informations issues de l'ESDSR désagrégées selon le genre. Une enquête socio-démographique et de santé de la reproduction est en train d'être réalisée. La première activité consistera dans l'actualisation des projections démographiques à partir des résultats de cette enquête. En outre le plan d'analyse de cette enquête ne prévoit que la production des résultats plus ou moins globaux. Cependant, les différents intervenants, notamment les ministères sectoriels et les ONGs auront besoin de données spécifiques aux groupes vulnérables parmi les populations déplacées, pour lesquels un complément d'informations sera nécessaire pour des interventions plus ciblées. L'intervention en faveur de ces groupes constitue une priorité de la période de transition et du cadre stratégique intérimaire de croissance économique et de lutte contre la pauvreté (CSLP-I).

En conséquence, une série d'activités sont prévues pour rendre disponible et accessible un ensemble actualisé de données de population désagrégées selon le genre. Il s'agit de deux études, l'une sur les populations vulnérables des camps des déplacés et les violences faites aux femmes et l'autre sur l'impact démo-socio-économique du VIH/SIDA. Les deux études préconisées permettront aux intervenants intéressés de disposer des données actualisées sur lesquelles ils pourront se baser pour planifier leurs interventions.

Deux autres études seront conduites l'une en début de programme et l'autre à la fin, pour fournir les indicateurs de suivi-évaluation de ce programme.

Dans la même optique, les données de l'ESDSR seront intégrées dans la base de données multisectorielle du projet pour le développement des indicateurs de suivi et évaluation des programmes de développement . La base des données servira en outre au suivi des indicateurs des objectifs de développement de l'ONU pour le millénaire.

En effet, une base de données multisectorielle étant déjà installée sous REDATAM, il importe d'en assurer l'alimentation régulière et l'extension par la création de nouvelles branches au fur et à mesure du déroulement des opérations de collecte. Une telle intégration est essentielle à l'existence d'un réseau d'échange d'informations et de données statistiques. L'exploitation des données collectées permettra aussi d'établir un rapport national sur la réalisation des objectifs de développement du millénaire.

Dans la mesure où le Vè programme ne prévoit pas de sous-programme spécifique au Plaidoyer / IEC ni au genre, les questions relatives à ces deux volets sont traitées de manière transversales dans les différents produits.

II. Responsabilités d'exécution et de mise en œuvre

II. 1 Agences d'Exécution

Le présent projet s'inscrit dans la logique de l'exécution nationale et sera exécuté par le Ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction qui a en charge la Planification des Ressources Humaines et de la Population.

II.2. Agence d'application

Le même ministère servira en outre d'agence d'application. En effet, c'est au sein de ce ministère qu'est logée la Direction de la planification ayant en charge le processus de planification et donc la prise en compte des questions de population et de genre , celui de la Programmation chargé du suivi des politiques sectorielles, ainsi que l'Institut des Statistiques et des Etudes économiques chargé de la collecte et de la diffusion des données socio-économique. Il est donc essentiel que le projet travaille en étroite collaboration avec ces différentes structures.

Le Ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction affectera à ce projet un Directeur National devant assurer la gestion quotidienne en matière administrative et financière du projet. Le Directeur National rendra compte de sa gestion au Ministre de tutelle et à l'UNFPA.

Le MPDR dotera également le projet d'au moins deux cadres, un économiste planificateur et un spécialiste des questions de population et développement. Toutes les activités prévues au titre de ce projet seront exécutées par ces cadres sous la supervision du Directeur National et avec l'appui technique d'un administrateur national du projet.

La collaboration avec les projets partenaires du sous-programme SR, l'ISTEEBU , le Département de la population et le Réseau des parlementaires sur les questions de Population et Développement sera poursuivie. Le GTIP contribuera significativement aux différentes activités prévues dans le cadre de ce projet. Pour les activités de recherche et /ou de formation, on utilisera si possible des chercheurs et formateurs nationaux , mais il sera aussi fait recours à des conseillers du CST ou à des consultants internationaux.

III. Activités du projet

Les activités prévues au titre de ce projet s'articulent autour de trois volets principaux, à savoir :

-L'appui à la mise en œuvre de la Politique Nationale de Population ;
- Les études et recherches ;
- L'intégration des données de l'ESDSR dans la base des données socio-démographiques désagrégées du MPDR :

L'appui à la mise en œuvre de la politique nationale de population se fera à travers : (i) l'élaboration d'un plan de mise en œuvre de la PNP ; (ii) la mise en place des mécanismes et des structures de coordination des activités de population; (iii) le renforcement des capacités par des activités de formation et (iv) la fourniture d'équipements informatiques .

Au démarrage du projet, une dizaine de consultants nationaux seront sollicités pour élaborer des plans sectoriels de mise en œuvre de la PNP dans les domaines prioritaires retenus par le document de Politique Nationale de Population, à savoir : population et croissance économique, la sécurité alimentaire, l'éducation , l'encadrement de la jeunesse, les personnes vulnérables, la santé publique y compris la santé de la reproduction, l'environnement, l'urbanisation et l'aménagement du territoire, les disparités de genre. Les rapports de ces consultants seront discutés dans le cadre des ateliers de validation regroupant des spécialistes des différents domaines et serviront de base pour l'élaboration du plan global de mise en œuvre qui lui-même fera l'objet d'un débat national.

Au chapitre des formations, il est prévu : (i) une formation à l'harmonisation des méthodologies de collecte et de traitement des données statistiques ; (ii) une formation en intégration des questions de population dans les plans et programmes de développement ; (iii) une formation en suivi et évaluation des programmes de population et (iv) une formation à la gestion et à l'exploitation des bases de données.

La formation en harmonisation des méthodologies de collecte et de traitement des données fera l'objet d'un contrat de sous-traitance avec l'ISTEEBU. Elle s'adressera à une quarantaine de personnes relevant des services producteurs et utilisateurs des données statistiques. L'ISTEEBU organisera en outre un séminaire-atelier sur les avantages et les implications d'une loi statistique. L'ISTEEBU se chargera également de l'élaboration et de la diffusion d'un document méthodologique de collecte et d'analyse des données statistiques. Un CD-ROM contenant ces informations devra être produit.

Les formations en outils et techniques d'intégration des questions de population dans les plans et programmes de développement et en suivi et évaluation s'adresseront à des cadres planificateurs du Ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction, mais également des ministères sectoriels.

Pour chacun des deux types de formation, on empruntera une démarche double : dans un premier temps, la formation s'adressera à 20 cadres planificateurs au niveau central. Dans un deuxième temps, la formation s'adressera à une cinquantaine de cadres planificateurs de niveau intermédiaire oeuvrant notamment dans les Directions provinciales de l'Education, de l'Agriculture et de l'élevage, de la Planification du développement et dans certaines ONGs. Chacune des formations intermédiaires concernera deux groupes de 25 personnes chacun. Ces formations bénéficieront, dans la mesure du possible, à autant de femmes que d'hommes.

La formation à la gestion et à l'exploitation des bases de données s'adressera à 12 cadres choisis au ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction , à l'ISTEEBU et dans les autres structures productrices et utilisatrices des données des différents ministères. L'effectif est limité pour des raisons de communication pédagogique, mais également en raison des exigences en équipement informatique. La formation portera sur deux logiciels parmi les plus en vue.

- Les études et recherches :

Au chapitre des recherches, il sera procédé, aussitôt les données de l'ESDSR seront disponibles, à une actualisation des projections démographiques du Burundi à partir de ces données.

La deuxième activité consistera à produire , en début et en fin de programme, deux rapports sur les indicateurs de suivi-évaluation du Vè programme. Ces études sont conçues pour disponibiliser les indicateurs de performance et d'impact. Le premier rapport, prévu début 2003, se basera sur les données de l'ESDSR et des autres sources.

Le deuxième, prévu à la fin de l'année 2004, nécessitera une enquête légère sur les principaux indicateurs de progrès dans le secteur géographique couvert par le sous-programme SR. Compte tenu du caractère multisectoriel des données à récolter, la réalisation de cette enquête nécessitera le concours de tous les projets partenaires du Vè programme.

La quatrième étude portera sur une " Evaluation de la prise en compte des questions de population et de l'approche genre dans les politiques sectorielles". Cette analyse nécessitera le concours de trois consultants : un spécialiste des questions de population et développement, un spécialiste en genre et un juriste . Ils devront travailler chacun pendant un mois. Les rapports de ces consultants devront être discutés dans le cadre d'un atelier de validation. Deux ateliers thématiques de diffusion des rapports réunissant chacun une quarantaine de participants seront organisés. Enfin, un rapport synthétique sera réalisé à des fins de diffusion, et cette activité sera complétée par une campagne de médiatisation du contenu de ce rapport.

La cinquième étude portera sur " les conditions de vie des groupes vulnérables parmi les populations déplacées " à partir des données de l'ESDSR 2002 . La production de ce rapport incombe au personnel du projet. Dès que le rapport sera disponible, un atelier de restitution et d'enrichissement sera organisé, de même qu'une brochure reprenant les principales conclusions de l'étude sera disponibilisée.

Cet atelier regroupera une cinquantaine de participants choisis parmi les membres du Réseau des Parlementaires pour les questions de Population et Développement, les représentants des principaux ministères concernés par les questions de genre comme ceux de la Promotion de la femme, de l'Education, de la Justice, etc, les représentants des associations et ONGs féminines , des ligues des droits de la personne humaine, etc. Il faudra par la suite organiser une campagne de diffusion médiatique des principales conclusions de cette étude.

La sixième étude, qui sera confiée à des consultants choisis dans les institutions scientifiques de la place, portera sur l' " Evaluation de l'impact démo-socio-économique du VIH/SIDA ". Etant donné que cette étude nécessite beaucoup de moyens, l'UNFPA jouera un rôle essentiel dans la mobilisation des fonds auprès des différents partenaires. Le rapport des consultants devra être discuté dans le cadre d'un atelier de restitution et d'enrichissement. Les conclusions contenues dans le rapport définitif seront reprises dans une brochure résumée pour diffusion ; parallèlement, une campagne médiatique sera organisée pour diffuser les principales conclusions de cette étude.

L'intégration des données de l'ESDSR dans la base des données socio-démographiques désagrégées du MPDR: Pour élargir l'accès et l'utilisation des données de l'ESDSR à un public plus diversifié, il est prévu de les intégrer dans la base des données existante au MPDR. Cette activité comprend en outre : (i) une formation de 12 personnes à l'utilisation et l'exploitation de cette base ; (ii) un atelier de présentation de la base de données aux utilisateurs ; (iii) ainsi qu' un stockage électronique sur CD des données de cette base. L'organisation de cette activité nécessitera de recourir aux services d'un conseiller du CST.

IV. Coordination, suivi -évaluation

Le suivi et l'évaluation seront conjointement assurés par l'UNFPA et le ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction, à travers les réunions de coordination, les rapports trimestriels et la revue annuelle qui servira en même temps de revue à mi-parcours. Le suivi et l'évaluation des activités du projet apparaîtront dans les rapports réguliers que le Directeur national soumettra au Ministère de tutelle et à l'UNFPA. Les différentes directives de suivi et d'évaluation de l'UNFPA : Plan de Travail, Revues annuelles et à mi-parcours figureront dans le Plan de Gestion du Programme , ainsi que dans le Plan de travail. Le DN est chargé de la préparation des documents de base devant servir aux réunions de revue annuelle, à la réunion de revue à mi-parcours et à la réunion finale du sous-programme .

V. Description et justification de la contribution de l'UNFPA

L'UNFPA s'engage à fournir une assistance financière à ce projet en vertu du présent accord et du plan de travail préconisé dans ce document de projet. La contribution de l'UNFPA sera nécessaire pour le financement de toutes les activités du projet. Cette contribution couvrira les rubriques suivantes :

- La prise en charge des salaires de l'administrateur national, du gestionnaire du projet, du secrétaire et du chauffeur et des missions des conseillers du CST et consultants éventuels ;
-Le financement des différentes formations programmées ;
-La production et la diffusion des différents rapports d'études prévues ;
-La fourniture et l'entretien d'équipements divers ;
- Ainsi qu'une partie des frais de télécommunication.

VI. Apport du Gouvernement

Le présent projet étant élaboré à la demande du gouvernement, celui-ci veillera à tout mettre en œuvre pour faciliter son exécution. La contribution du gouvernement comprend d'une part, les salaires des cadres et agents affectés au projet et d'autre part, les matériels y compris les frais de location des locaux, les consommations d'eau et d'électricité, ainsi qu'une partie des frais de télécommunication.

Annexe II. DESCRIPTION ET JUSTIFICATION DE LA CONTRIBUTION DE l'UNFPA

Elément 10. PERSONNEL

15. FRAIS DE VOYAGE ET MISSIONS

15.01 Frais de mission Personnel du projet

Lors de la formation au niveau provincial en suivi et évaluation

Per diem de deux NPPP : 18 500 frs*2 pers. * 10 jrs *2 sessions = 740 000 frs
Per diem pour 4 cadres : 17 400 frs * 4 pers. * 10 jrs *2 sessions= 1 392 000 frs
Per diem chauffeur : 10 500 frs * 10 jrs * 2 sessions = 210 000 frs

Sous-total = 2 342 000frs

Lors des ateliers de vulgarisation du contenu de la PNP

Perdiem de deux NPPP : 18 500 frs * 2 pers. *3 nuités * 3 sessions = 333 000 frs
Pediem de 4 cadres : 17 400 frs * 4 pers. * 3 nuités * 3 sessions = 626 400 frs
Perdiem chauffeur : 10 500 frs * 3 nuités * 3 sessions =94 500 frs

Sous-total = 1 053 900 frs

Lors des ateliers de vulgarisation du contenu du plan de mise en oeuvre

Perdiem de deux NPPP : 18500 frs * 2 pers. * 3 nuités * 3 ateliers = 333 000 frs
Pediem de 4 cadres : 17 400 frs * 4 pers. * 3 nuités * 3 ateliers = 626 400 frs
Perdiem chauffeur : 10 500 frs * 3 nuités * 3 ateliers = 94 500 frs

Sous-total =1 053 900 frs

Total pour cette ligne :4 449 800 frs

15.03 Missions CST

-Une mission pour la formation de 20 cadres planificateurs en intégration des questions de population dans les plans et programmes de développement : 3 500$
-Une mission pour la formation de 20 cadres planificateurs en suivi et évaluation : 3 500$
-Une mission pour l'intégration des données de l'ESDRSR la base des données du MPDR : 3 500$
-Deux missions pour la formation de 12 cadres à deux logiciels de gestion des bases de données :
7 000$
-Une mission d'appui à l'élaboration du plan de mise en œuvre de la PNP : 3 500$

Sous-total : 21 000$.

16. PERSONNEL LOCAL

16.00 Consultants nationaux

Deux consultants pour l' " Evaluation de l'impact démo-socio-économique du VIH :SIDA " à raison de 1 8300 000 frs bu chacun, soit 3 600 000 frs

Trois consultants pour l'évaluation de la prise en compte des questions de population et de genre dans les politiques sectorielles à raison de 1 500 000 frs bu chacun, soit 4 500 000frs bu.

Per diem pour 1 personne -ressource lors de la formation en suivi et évaluation =
75 000 frs/jr * 10 jrs * 2 sessions= 1 500 000 frs bu

Huit consultants nationaux pour l'élaboration du plan de mise en oeuvre de la PNP à raison de
2 000 000frs bu chacun, soit 2 000 000 frs chacun *8pers = 16 000 000frs bu.

Sous-total : 25 600 000 frs bu.

16.01. Un administrateur National du projet

En se référant à la grille des salaires du NOB/1 du PNUD, le salaire mensuel au recrutement est de 1 512 973 frs bu. Cette base amènerait à faire les provisions suivantes :

2003 : 1 512 973 frs bu *12 mois = 18 155 676 frs bu
2004 : 1 512 973 frs bu x 12 mois = 18 155 676 frs bu

S/total : 36 311 352 frs bu

16-51. Personnel administratif

2003 2004 Total

Gestionnaire 2 740 830 2823055 5 563 885frs
Secrétaire 1797 020 1 850 931 3 647 951frs
Chauffeur 896 347 1 165 511 2 061 858frs

S/Total 5 434 197 5 839 497 11 273 694frs

24. RECHERCHE ET ETUDES

24-01. Production et diffusion d'un rapport sur les indicateurs de suivi-évaluation en début de programme : 650 000frs

24-02. Deuxième rapport sur les indicateurs de suivi-évaluation du Vè programme

Une provision de 59 750 000 frs est prévue pour couvrir les activités suivantes :

" Elaboration du questionnaire et des documents d'usage, notamment le manuel de l'enquêteur ;
" Impression du questionnaire ;
" Recrutement et formation des enquêteurs ;
" Mise en place de la logistique de terrain ;
" Réalisation de la récolte des données ;
" Saisie des données de l'enquête ;
" Traitement et exploitation des données de l'enquête ;
" Rédaction et multiplication du rapport définitif ;
" Organisation d'un atelier de diffusion de ce rapport.

Sous-total : 60 400 000 frs

24.03. Evaluation de la prise en compte des questions de population et de l'approche genre dans les plans et programmes de développement

En plus des honoraires des consultants, les activités suivantes devront être financées :

-Atelier de validation du rapport :
Multiplication des documents : 3 500 frs /dct *60 dct.= 210 000 frs
Location salle : 100 000 frs
Frais de déplacement des participants : 5 000 frs * 50 pers.= 250 000frs
Pause-café : 1 000 frs * 60 pers. = 60 000 frs
Carburant : 730 frs * 40l = 29 200frs
Divers = 50 000 frs

Sous-total = 858 400 frs

-Atelier de diffusion du rapport :
Multiplication des documents : 3500 frs * 80 pers.= 280 000frs
Location salle : 100 000 frs
Banderolles : 120 000 frs
Frais de déplacement des participants :5 000 frs * 50 pers= 250 000 frs
Café : 1000 frs * 60 pers. = 60 000frs
Carburant : 29 200frs
Divers : 50 000 frs

Sous-total = 889 200 frs

Production et diffusion du rapport synthétique : 300 000 frs.

Total pour cette activité = 2 147 400 frs

24.04. Etude sur les conditions de vie des groupes vulnérables parmi les populations déplacées.

-Atelier de validation :
Multiplication des documents : 3500 frs /dct *60 dct = 210 000 frs
Location salle : 100 000 frs
Frais de déplacement des participants :5 000 frs * 50 pers.= 250 000 frs
Café : 2 000 frs *60 pers. = 120 000 frs
Carburant : 730 frs * 40 l = 29 200frs
Divers : 50 000 frs

Sous-total = 759 200frs

-Tirage du rapport définitif pour diffusion : 650 000 frs

-Atelier de diffusion du rapport :
Location salle :120 000 frs
Banderolles : 120 000 frs
Frais de déplacement des participants :5 000 frs * 70 pers = 350 000 frs
Café : 2000 frs * 80 pers. = 160 000frs
Carburant : 730 frs * 40l = 29 200frs
Divers : 50 000 frs

Sous-total= 829 200frs

Total pour l'activité : 2 238 400frs

24.05. L'étude de l'impact démo-socio-économique du VIH/SIDA : 1 377 200 frs
24.06. Intégration des données de l'ESDSR dans la base des données désagrégées du projet:

Formation à l'utilisation de la base :

Matériel : 60 000frs
Production d'un CD : 1 000 000frs
Pause-café :1 000 frs * 15 pers. * 10 jrs = 150 000 frs
Carburant= 730 frs * 80 l = 58 400 frs
Divers : 50 000 frs

Sous-total : 1 318 400 frs

Atelier de présentation de la base

Location salle : 100 000 frs
Frais de déplacement des participants : 5 000 frs *50pers. = 250 000 frs
Multiplication des documents : 50 000 frs
Pause-café : 1 000 frs * 50 pers. =50 000 frs
Divers : 50 000 frs

Sous-total : 500 000 frs

Total pour cette activité : 1 818 000 frs

26-98. Abonnement et achat de la documentation

Durant cette phase d'assistance, le projet compte s'abonner à certaines revues , notamment les revues Politique de Population et Population. Le projet s'achètera également quelques livres de parution récente dans les domaine des sciences de la population et du développement. Pour cette ligne, une provision annuelle de 1 500 $ est faite, soit au total 3 000 $ pour toute la durée du projet.

TOTAL ELEMENT : 73 867 500 frs

30. FORMATION

32. Séminaires et ateliers de formation

32. 01. Formation en trois temps des cadres planificateurs en outils et techniques d'intégration des questions de population dans les plans et programmes de développement

Formation de 20 cadres au niveau central

Déplacement des participants : 5 000 frs * 20 pers. * 10jrs = 1 000 000frs
Multiplication document de formation : 52 500frs
Production d'un CD : 1 000 000frs
Matériel : 100 000frs
Café : 1 000frs * 20 pers. *10jrs =200 000frs
Divers : 100 000frs

Sous-total= 2 452 000frs

Formation en deux temps, de 50 cadres de niveau intermédiaire

Transport aller-retour des participants de l'intérieur: 10 000frs*21 pers*2 sessions= 420 000frs
Multiplication des documents : 150 000frs
Perdiem à Bujumbura : 17 400 frs*21pers. *10 jours *2 sessions = 7 308 000 frs
Frais de déplacement pour les résidents en Mairie : 5 000 frs *4pers. *10jrs *2 sessions=400 000frs
Matériel : 200 000frs
Café : 1 000frs /pers/jr. *25 pers. *10 jrs *2 sessions = 500 000 frs
Divers : 100 000frs

Sous-total : 9 078 000 frs

Total, pour l'activité : 11 530 000 frs

32. 02. Formation en trois temps, des cadres planificateurs en suivi-évaluation des programmes de population

Formation de 20 cadres au niveau central :

Location salle 50 000 frs/jr *10jrs= 500 000frs
Déplacement des participants : 5 000 frs/jr *10jrs *20 pers. = 1000 000 frs
Multiplication des documents de formation : 90 000 frs
Pause-café : 1000 frs * 25 pers. *10 jrs =250 000 frs
Carburant : 730 frs * 80 l =58 400 frs
Divers : 100 000 frs

Sous-total : 1 998 400 frs

Formation en deux temps, de 50 cadres de niveau intermédiaire :

Location salle 50 000 frs/jr * 10jrs* 2 sessions= 1 000 000frs
DSA des participants de l'intérieur : 17 400 frs * 21 pers. * 11 nuités *2 sessions = 8 038 800 frs
Déplacement des participants de Bujumbura : 5 000frs/jr * 4 pers. *10jrs * 2 sessions = 400 000frs
Multiplication des documents de formation : 180 000 frs
Matériel : 2 000 frs * 50 pers. = 100 000 frs
Pause-café :1000 frs *50pers. *10jrs= 500 000 frs
Carburant : 730 frs * 120 l= 87 600 frs
Divers : 100 000 frs

Sous-total : 9 406 400 frs

Sous- total pour cette activité : 11 654 800 frs

32. 03. Formation de 12 cadres à deux logiciels de gestion et à d'exploitation des bases de données

Coût de la formation par logiciel

-Matériel : 5 000frs *12 = 60 000frs
-Café : 1 000frs *12 * 10 jrs = 120 000frs
-Déplacement : 5 000frs * 12 * 10 jrs = 600 000frs
-Divers : 50 000frs

Sous-total : 830 000frs ,

Total pour deux logiciels : 1 660 000frs

32. 04. Ateliers de vulgarisation du contenu de la PNP

A l'intérieur, trois ateliers de 2 jours chacun selon le même modèle de groupement des provinces que lors des séminaires-ateliers provinciaux organisés en 2000

-Transport aller-retour des participants : 5000 frs *50 participants *3 ateliers = 750 000frs
-Multiplication des documents : 2 000 frs * 60 pers. * 3 ateliers = 360 000frs
-DSA ( perdiem et hébergement) : 17 400frs *50 participants * 3 nuités* 3 sessions = 7 830 000frs
-Location salle : 60 000 frs *2 jrs * 3 sessions = 360 000frs
-Carburant : 730 frs * 120l * 3 ateliers = 262 800frs
-Divers : 200 000frs

Sous-total : 9 762 800frs

A Bujumbura

-Transport aller-retour des participants : 5 000 frs * 50 participants = 250 000frs
- Multiplication des documents : 2 000 frs * 65pers. = 130 000frs
-DSA ( perdiem et hébergement) : 17 400frs *50 participants * 3 nuités = 2 610 000frs
- Location salle : 75 000 frs * 2 jrs = 150 000frs
- Divers : 65 000 frs

Sous-total : 3 205 000frs

Total pour la rubrique : 12 967 800frs

32.05. Ateliers de discussion des plans sectoriels de mise en œuvre de la PNP

A raison d'un atelier par secteur prioritaire retenu et avec les groupements thématiques possibles, on prévoit d'organiser huit ateliers thématiques regroupant chacun pendant deux jours une dizaine de spécialistes du domaine concerné.

Location salle : 30 000 frs/jr *2jrs *8 ateliers = 480 000frs
Perdiem participants : 20 000frs/jr * 10 spécialistes /thème *2 jrs *8thèmes = 3 200 000frs
Multiplication des documents : 350 000frs
Pause-café : 1 000 frs * 10 pers. *2jrs *8 sessions = 160 000frs
Divers : 100 000frs

Total pour la rubrique : 4 290 000frs

32. 06 Débat national sur le plan de mise en œuvre

Location salle : 120 000frs * 3 jrs = 360 000frs
DSA participants de Bujumbura : 10 000frs * 50 * 3 jrs = 1 500 000frs
Perdiem participants de l'intérieur : 17 400 frs * 30 pers. * 4 nuités = 2 088 000frs
Personnes-ressources : 75 000frs /jr/pers. * 10 pers. * 10jrs = 2 250 000frs
Reproduction des documents : 5 000 frs * 120 exemplaires = 480 000frs
Matériel : 1500 frs * 120 pers. =180 000frs
Pause-café : 2 000frs * 120 pers. * 3jrs = 720 000frs
Banderolles : 120 000frs
Carburant : 730frs * 80l = 56 400frs
Cocktail : 900 000frs
Divers : 200 000frs

Total pour cette activité= 8 754 000frs

33.01 Réunions du GTIP

Une provision de 4 400 000 frs est prévue pour organiser les réunions du GTIP qui devront respecter une périodicité trimestrielle , soit 8 réunions en deux ans à raison de 4 réunions/an pour un coût de 450 000 frs par séance.

33-02. Formation de 40 cadres à l'harmonisation des méthodologies de collecte et de traitement des données statistiques

Formation de 40 personnes en deux temps :

Location des machines : 12 000frs /machine /jr * 20 machines *5 jrs *2 sessions= 2 400 000frs
Location salle : 50 000frs/ jr* 5jrs * 2 sessions = 500 000 frs
Frais de déplacement de 50 participants : 5 000frs * 450 pers. *10 jrs= 2 000 000frs
Per diem participants de l'intérieur : 17 400frs *15 pers. *12jrs= 3 132 000 frs
Frais de transport participants de l'intérieur : 10 000frs * 15 pers. = 150 000 frs
Multiplication des documents de formation : 3 000 frs/dct * 60 dcts = 180 000 frs
Pauses café : 1 000 frs /pers. *40 pers. * 10 jrs = 400 000 frs
Matériel : 2 000 frs * 40pers.= 80 000 frs
Carburant : 730 frs * 120 l= 87 600 frs
Divers : 200 000 frs
Honoraires ISTEEBU = 5 000 000 frs

Sous-total : 14 279 000frs

33-03. Activités relatives à la loi statistique

- Organisation d'un séminaire-atelier sur la loi statistique : 3 000 000 frs
- Production et diffusion du rapport de ce séminaire : 400 000 frs

Sous-total = 3 400 000 frs

Total pour la rubrique : 17 679 000 frs

39. TOTAL ELEMENT : 80 624 250 frs

40. MATERIEL

41-98 Fourniture de bureau

Compte tenu du fait que le projet sera appelé à produire beaucoup de documents et rapports d'études, les fournitures de bureau sont évaluées à 3 150 000 frs par an, soit au total 6 300 000 frs pour les deux années que durera le projet.

42-01. Matériel informatique

Achat de trois ordinateurs et accessoires : 12 000 000 frs
Achat d'un ordinateur portable et accessoires : 2 500 000 frs
Acquisition de 75 CD : 725 000frs

Total partiel : 15 225 000 frs
42-05. Equipement non fongible

Achat du photocopieur : 8 400 000 frs

49. TOTAL ELEMENT : 29 925 000 frs

50. DIVERS

51. Fonctionnement et entretien

Il est prévu d'affecter à cette rubrique un montant annuel de 10 000 000frs, soit 20 002 500frs en deux ans.

52. Frais de Rapport

1999 : 2 500 000 frs
2004 : 2 500 000 frs

S/Total 5 000 000 frs

53. Divers

Les charges diverses et autres dépenses couvrant les frais de télécommunications y compris par internet et autres dépenses imprévues non couvertes par les autres lignes budgétaires. Le montant estimatif de ces charges est fixé comme suit :

2003 : 3 250 000frs
2004 : 3 250 000 frs

Sous-Total : 6 500 000 frs

54. Audit

Une provision de 1 500 000 frs par an est faite pour financer cette opération soit 3 000 000 frs en 2 ans.

59. TOTAL ELEMENT : 34 502 500frs

ANNEXE III : RECAPITULATIF DU BUDGET : CONTRIBUTION DE L'UNFPA

Code DESCRIPTION DES RUBRIQUES 2003 2004 Total
10 PERSONNEL DU PROJET
15 FRAIS DE VOYAGE ET MISSIONS
15-01 Frais de mission personnel du projet 1 000 3 230 4 230
15-03 Missions CST 7 000 14 000 21 000
15-99 Total partiel 8 000 17 230 25 230
16 PERSONNEL LOCAL
16-00 Honoraires consultants nationaux 24 380 24 380
16-01 Salaire Administrateur National 17 290 17 290 34 580
Total partiel 41 670 17 290 58 960
16-51 Personnel d'appui administratif
Salaire du gestionnaire 2 610 2 690 5 300
Salaire du secrétaire 1 710 1 760 3 470
Salaire du chauffeur 850 1 110 1 960
Total partiel 5 170 5 560 10 730
19 TOTAL ELEMENT 54 840 40 080 94 920
24 RECHERCHE
24-01 Production d'un rapport sur le niveau des indicateurs de suivi-évaluation en début de programme 620 0 620
24-02 Rapport sur les indicateurs en fin de programme 0 57.000 57.000
24-03 Evaluation de la prise en compte des questions de population et de genre dans les politiques sectorielles 2 045 0 2 045
24-04 Analyse des conditions de vie des groupes vulnérables au sein des populations déplacées 2 130 0 2 130
24-05 Etude de l'impact démo-socio-économique du VIH/SIDA 1 290 0 1 290
24-06 Intégration des données de l'ESDSR dans la base des données du projet 1 255 0 1 255
26-98 Abonnement et Achat de la documentation 1.500 1.500 3.000
29 TOTAL ELEMENT 8.840 58.500 67.340

30 FORMATION
32 Séminaires et ateliers de formation
32-01 Trois sessions de formation des cadres planificateurs en intégration des questions de population et de genre dans les plans et programmes de développement 3 670 18.030 21.700
32-02 Trois sessions de formation des cadres planificateurs en suivi-évaluation des programmes de population 0 10.760 10.760
32-03 Formation en gestion et exploitation des bases de données 1.580 0 1.580
32-04 Ateliers de vulgarisation du contenu de la PNP 9.295 0 9.295
32-05 Ateliers de discussion des plans sectoriels de mise en œuvre de la PNP 0 4.080 4.080
32-06 Débat national sur le plan de mise en œuvre 0 8. 340 8.340
33-01 Réunions du GTIP 2.095 2.095 4.190
33-02 Formation à l'harmonisation des méthodologies de collecte et de traitement des données statistiques.
13.600
0
13.600
33-03 Séminaire sur les avantages et les implications de la loi statistique.
3.240
0
3.240
39 TOTAL ELEMENT 33.480 43.305 76.785
40 MATERIEL
41-98 Fourniture de bureau 3.000 3.000 6.000
42-01 Matériel Informatique 14.500 0 14.500
42-05 Equipement non fongible 8.000 0 8.000
49 TOTAL ELEMENT 25.500 3.000 28.500
50 DIVERS
51 Fonctionnement et entretien 9 525 9 525 19 050
52 Frais de rapports 2 380 2 380 4 760
53 Divers 3 095 3 095 6 190
54 Audit 1 425 1 425 2 850
59 I. TOTAL ELEMENT 16.425 16.425 32.850
II. TOTAL GENERAL 139.085 161.310 300.395

ANNEXE IV : RECAPITULATIF DU BUDGET : CONTRIBUTION DU
GOUVERNEMENT

DESCRIPTION DES RUBRIQUES 2003 2004 Total
A. Personnel cadre
1. Directeur national 967 078 996 090 1 963 168
3. Deux cadres d'appui émargeant sur le BEI 3 896 738 4 013 640 7 910 378
Sous-total 4 863 816 5 009 730 9 873 546

B. Appui administratif
1. 2 plantons et 2 veilleurs 1 030 680 1 061 760 2 092 440
Sous-total 1 030 680 1 061 760 2 092 440

C. Matériel
Fournitures de bureau 650 000 700 000 1 100 000
Communication 225 000 225 000 450 000
Eau et électricité 210 000 210 000 420 000
Sous-total 985 000 985 000 1 970 000

Location des bureaux
240 000
240 000
480 000
Imprévus 268 000 268 000 536 000
Sous-total 508 000 508 000 1 016 000

TOTAL GENERAL
7 582 088
7 764 000
15 346 088

ANNEXE V : TERMES DE REFERENCE DU PERSONNEL

A. PERSONNEL ADMINISTRATIF

1. Secrétaire :

Tâches :
- Mise en page des documents techniques produits par les cadres du projet
- Rédaction et traitement de la correspondance administrative
- Appui administratif pour toutes les activités du projet
- Réception des messages téléphoniques
- Gestion du matériel de bureau
- Gestion du personnel d'exécution (planton, chauffeur, veilleurs et jardiniers)
- Suivi du travail quotidien

Qualifications :
- Diplôme de niveau A2 au minimum
- Expérience pertinente (minimum 3 ans) dans le domaine du secrétariat
- Avoir travaillé dans les projets du système des Nations Unies constituerait un avantage.

2. Gestionnaire

Tâches
- Préparation et tenue des documents comptables (journal, chéquiers, factures, extraits de compte, etc…)
- Etablissement des formulaires de demande d'avance
- Etablissement des rapports financiers
- Gestion des fournitures et entretien du matériel
- Aider dans la réalisation de l'audit financier

Qualifications
- Diplôme en comptabilité ; niveau ISCO au minimum
- Jouir d'une expérience de 3 ans dans le métier de comptable ;
- Une expérience dans les projets du système des Nations Unies serait un avantage.

3. Personnel d'exécution : Chauffeur

Tâches
- Conduite du véhicule
- Distribution du courrier
- Entretien du véhicule
- Levée du courrier
- Déplacement du personnel

Qualifications
- Avoir une formation minimum en mécanique-automobile
- Avoir un permis de conduire catégorie B
- Jouir d'une expérience confirmée en qualité de chauffeur-mécanicien
- Avoir travaillé dans le système des Nations Unies constituerait un avantage

B. DESCRIPTION DES TACHES DE L'ADMINISTRATEUR NATIONAL DU PROJET

1. Il sera affecté à temps plein au service du projet ;

2. Il devra assurer la responsabilité technique des activités de prise en compte des questions de population et de genre dans les plans et programmes de développement ;

3. Il devra assurer la responsabilité technique des recherches et études prévues dans le cadre de l'exécution de ce projet ;

4. Il supervisera la formation des cadres planificateurs des ministères sectoriels en ce qui concerne notamment les techniques d'intégration des questions de population dans la planification, le suivi et l'évaluation des programmes de population ;

5. Il sera chargé de l'élaboration des indicateurs de suivi-évaluation du Vè programme de pays ;

6. Il devra contribuer à l'organisation des activités de sensibilisation et de plaidoyer en matière de population et développement prévues au titre du Vè programme d'assistance du FNUAP au Burundi ;

7. Il rédigera les termes de référence pour différentes études et travaux de sous-traitance prévues dans le plan d'activités du projet ;

8. Il sera chargé de l'encadrement des travaux de recherche en population et développement réalisés par les consultants nationaux et prévus dans le plan d'activité du projet ;

9. Il assurera la préparation technique et l'animation des ateliers et séminaires prévus dans le plan d'activités du projet ;

10. Il est responsable de la production régulière des articles du projet à publier dans la série " Info-Population " et assurera l'édition des " Cahiers Démographiques du Burundi " ;

11. Il sera chargé de la préparation des documents techniques et de la rédaction des rapports des réunions du GTIP ;

12. Il sera chargé de la préparation technique des missions des Conseillers du CST en faveur du projet.

Qualifications exigées

Le candidat devra avoir une formation solide en démographie ou en sciences sociales apparentées, devant lui permettre d'aborder efficacement toutes les questions relatives à la problématique Population et Développement.

PROTOCOLE D'ACCORD TYPE

TITRE DU PROJET : " APPUI A LA PRISE EN COMPTE DES QUESTIONS DE POPULATION DANS LES PROGRAMMES DE DEVELOPPEMENT ".

NUMERO DE PROJET :BDI/03/P6 DATE :

AGENT D'EXECUTION : GOUVERNEMENT DU BURUNDI

1. Il est fait référence aux consultations entre l'UNFPA et le Gouvernement du Burundi, en tant qu'agent d'exécution du projet " Appui à la prise en compte des questions de population dans les programmes de développement " lors desquelles il a été convenu que le Gouvernement du Burundi, (ci-après désigné le "Gouvernement") est chargé de mettre en œuvre l'assistance de l'UNFPA au projet susvisé en ce qui concerne les services et moyens décrits dans le descriptif de projet, conformément au mandat ici présenté.

OBJECTIF

2. Le présent protocole devient, une fois signé par les Parties concernées, un élément du descriptif de projet signé le 19/décembre /2002, quelles que puissent être les dispositions de tout autre accord de pays passé entre le Gouvernement du Burundi (le "Gouvernement") et le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA).

3. Le protocole d'accord vise à consigner l'accord intervenu entre le Gouvernement et l'UNFPA pour ce qui est d'appliquer les méthodes de financement, de comptabilité, de présentation de l'information financière et de vérification des comptes ci après pendant toute la durée du projet exécuté par le Gouvernement.

4. Conformément au descriptif de projet et aux conditions et suivant les modalités ci après, nous confirmons notre accord à la prestation par le Gouvernement des services à fournir au titre de l'assistance apportée par l'UNFPA au projet susvisé.

RESPONSABILITE

5. Le Gouvernement convient qu'en tant qu'agent d'exécution du projet financé par l'UNFPA, il assume la responsabilité opérationnelle de l'ensemble des activités associées au projet directement ou en la confiant à une autre entité. A cet égard, il rend compte au Directeur exécutif de l'UNFPA et veille à la qualité de la supervision générale et de la gestion du projet.

6. Le Gouvernement est comptable au Directeur exécutif de l'UNFPA de l'utilisation de tous les fonds encaissées au titre du projet. Le Gouvernement n'est pas financièrement responsable des fonds qu'il n'a pas effectivement encaissés. La responsabilité fiduciaire des paiements faits par le bureau extérieur du PNUD aux fins du projet incombe au Représentant de l'UNFPA.

7. Le Gouvernement assume la responsabilité de la garde de l'ensemble du matériel, des véhicules et des autres biens à lui confiés qu'ils aient été achetés directement par lui avec les fonds reçus de l'UNFPA ou, en son nom, par le Représentant de l'UNFPA.

FONDS FOURNIS PAR L'UNFPA

8. Limites de dépenses: Les dépenses de projet seront effectuées dans les limites du montant de l'assistance financière précisé dans le budget de projet joint à la lettre d'agrément, sous réserve des modifications ou aménagements dont pourront convenir, de temps à autre le Gouvernement et l'UNFPA.

Fonctionnaires nationaux habilités

9. Pour qu'il puisse être fait droit à une demande de remboursement ou d'avance de fonds adressée par le Gouvernement, elle doit être signée par un fonctionnaire dûment habilité qui atteste ou certifie le caractère raisonnable et l'exactitude de la demande et la nécessité des fonds demandés. Au titre de ce projet, la personne dont le nom suit est habilitée par le Gouvernement à engager des dépenses et à demander un remboursement ou une avance de fonds :

Nom
Titre
Signature

Matrone BANGIRINAMA

Directeur National du projet

Ernest NZITONDA
Chef de Cabinet du Ministère de la Planification du Développement et de la Reconstruction

Liliane NDUWAYEZU
Gestionnaire du Projet

Demandes de remboursement

10. Le Gouvernement convient d'engager des dépenses Conformément au plan de travail annuel approuvé et au descriptif de projet. Pour demander un remboursement au l'UNFPA, le Gouvernement doit présenter une Formule d'avance de fonds (Formule A) au Représentant de l'UNFPA en même temps que le Rapport de décaissement du Gouvernement (Formule B) portant sur l'activité du même trimestre que celui auquel se réfère la demande de remboursement.

11. Les demandes de remboursement doivent être établies par poste budgétaire, sur base du budget approuvé. Elles doivent être présentées dans un délai de 30 jours à compter de la fin de chaque trimestre de l'année civile. Le Représentant de l'UNFPA fait droit à une demande de remboursement dès lors que 1) le montant demandé est raisonnable, 2) la demande s'inscrit dans la limite des crédits ouverts et 3) la certification est signée et datée par l'un des fonctionnaires à ce dûment habilités susnommés.

Demande d'avance de fonds

12. S'il n'est pas en mesure d'appliquer la méthode de remboursement susvisée, le Gouvernement peut demander une avance de fonds à l'UNFPA conformément au plan de travail du projet approuvé et aux apports de l'UNFPA prévus dans le descriptif du projet. L'avance initiale est destinée à couvrir les besoins financiers du projet pendant les quatre premiers mois au maximum. Chaque avance ultérieure sera basée sur les besoins financiers du trimestre de l'année civile suivant plus le mois suivant. Pour calculer le montant de l'avance, on tiendra compte notamment des soldes non dépensés de la période précédente et des progrès réalisés jusque-là dans l'exécution du plan de travail.

13. Chaque demande d'avance de fonds doit être présentée sur la Formule de demande d'avance de fonds (Formule A) en même temps que le Rapport de décaissement du Gouvernement (Formule B) portant sur l'activité du trimestre précédant immédiatement celui auquel se réfère la demande d'avance. Les demandes d'avance de fonds doivent être établies par poste budgétaire, sur base du budget approuvé. A l'exception de la demande initiale, elles doivent être présentées dans un délai de 30 jours à compter de la fin de chaque trimestre de l'année civile. Le Représentant de l'UNFPA fait droit à une demande d'avance dès lors que 1) le montant demandé est raisonnable, 2) la demande s'inscrit dans la limite des crédits ouverts et 3) la certification est signée et datée par l'un des fonctionnaires à ce dûment habilités susnommés.

Dispositions bancaires

14. Comptes bancaires : Dans les cas où il avance des fonds au Gouvernement, l'UNFPA encourage celui-ci à tenir un compte bancaire distinct, tout en admettant que cette modalité puisse être exclue par la réglementation nationale ou des nécessités administratives.

15. Intérêts : Le montant des Intérêts produits par les fonds que l'UNFPA fournit aux fins du projet doit être remboursé au siège chaque année, de préférence en même temps que lui sont présentés le rapport annuel sur l'état des fonds et l'état des dépenses annuelles et, en tout état de cause, dans un délai de 90 jours à compter de la fin de l'année.

16. S'agissant des avances de caisse, l'UNFPA demande au Gouvernement de fournir les informations bancaires ci après :

Nom de la Banque :Banque de Crédit de Bujumbura (BCB)

Adresse de la Banque :B. P.

Intitulé de compte :Projet FNUAP V/CPTE " PNP "

Numéro du compte :0003885-52

Personne à contacter :

RAPPORTS COMPTABLES ET FINANCIERS

Documents et contrôle comptable

17. Le Gouvernement convient de gérer un jeu complet de dossiers financiers au titre du projet, contenant l'original de toutes les pièces servant à justifier les décaissements qu'il fait en utilisant les fonds reçus de l'UNFPA. Ces pièces justificatives sont les bons de commande, les factures des fournisseurs, les contrats, les baux, les reçus, les billets d'avion, les bons d'essence, le livre de paie, les quittances de petite caisse et autres pièces comptables.

18. Le Gouvernement convient de tenir un livre des biens durables où consigner l'acquisition et la cession, aux fins du projet qu'il exécute, de l'ensemble du matériel, des véhicules et autres biens que ceux-ci aient été achetés par lui ou, en son nom, par le Représentant de l'UNFPA. Le livre doit faire apparaître clairement 1) les dates d'acquisition et de cession, 2) si le bien a été acheté par le Gouvernement ou par l'UNFPA, 3) le coût, 4) le lieu et 5) d'autres indications telles que la marque, le modèle et le numéro de série.

Rapports financiers périodiques

19. Dans un délai de 30 jours à compter de la fin de chaque trimestre de l'année civile, le Gouvernement présente au Représentant de l'UNFPA un Rapport de décaissement du gouvernement (Formule B) qui énumère les décaissements faits par le Gouvernement au cours du trimestre et en cumul annuel. Le rapport indique aussi le solde des avances non dépensées. Tous les montants indiqués sur le rapport doivent être présentés par poste budgétaire.

20. Dans un délai de 90 jours à compte de la fin de l'année civile, le Gouvernement présente au Représentant de l'UNFPA un Rapport annuel sur les biens durables (Formule C) qui constitue pour l'UNFPA un "inventaire" des biens durables dont le Gouvernement avait la garde à la fin de l'année civile.

21. Dans un délai de 90 jours à compter de la fin de l'année civile, le Gouvernement présente au Représentant de l'UNFPA un Rapport annuel sur les dépenses et les avances non dépensées (Formule E) qui constitue un état des dépenses effectivement engagées par le Gouvernement pendant l'année et de tout solde éventuel d'avances non dépensées dont il était redevable à l'UNFPA à la fin de l'année civile. Un Rapport annuel sur l'état des fonds (Formule D) doit être présenté en même temps que la formule E. Toute différence entre le montant de dépenses indiqué sur la formule B définitive pour l'année considérée et sur les formules D et E vérifiées font l'objet d'un ajustement l'année suivante.

AUTRES PROCEDES DE CONTROLE

22. Le bureau du Représentant de l'UNFPA, examine les rapports financiers présentés par le Gouvernement, y compris, selon que de besoin, les pièces justificatives conservées par l'agent de réalisation.

23. Les rubriques en instance de vérification et les rubriques mises en attente ou non admissibles sont portées à l'attention de l'agent de réalisation.

24. Les matériaux, l'équipement et les fournitures achetées à l'aide des fonds du FNUAP sont utilisés exclusivement pour exécuter le projet. Le Gouvernement, qui en a la garde, conserve les biens au nom de l'UNFPA pendant toute la durée du projet. Les biens durables achetés à l'aide des fonds de l'UNFPA portent normalement les insignes de l'UNFPA.

25. Le bureau du Représentant de l'UNFPA peut, en cas de besoin et à tout moment raisonnablement choisi, procéder lui-même à une inspection matérielle de tous les articles achetés à l'aide des fonds qu'il fournit.

26. Avant l'achèvement de l'assistance de l'UNFPA à ce projet, le Gouvernement, l'UNFPA et le PNUD examinent ensemble la question de la cession des biens durables acquis à l'aide des fonds de l'UNFPA. Le titre de propriété est normalement cédé au Gouvernement (ou à une entité désignée par celui-ci) lorsque le matériel en question est nécessaire pour la poursuite de l'exécution du projet ou la réalisation d'activités en découlant directement.

VERIFICATION DES COMPTES

27. A la fin de chaque année civile, une mission de vérification des comptes est confiée à un Bureau d'Etude indépendant conformément aux obligations en matière de vérification des comptes énoncées dans le Manuel financier pour l'exécution des projets par les gouvernements de l'UNFPA. Les vérificateurs poursuivent leur mission jusqu'au moment où :

o Ils ne donnent plus satisfaction au Gouvernement et à l'UNFPA; ou
o Ils ne peuvent ou ne souhaitent plus poursuivre leur mission.

28. Si la périodicité de présentation des rapports financiers du Gouvernement ne correspond pas à l'année civile et ne permet donc pas à celui-ci de respecter ce calendrier, une date de présentation différente sera arrêtée d'un commun accord entre le Gouvernement et l'UNFPA.

29. Tout changement auquel donnerait lieu la désignation des vérificateurs nécessite l'agrément du Gouvernement et du Représentant de l'UNFPA.
30. Le Gouvernement fait obtenir trois exemplaires du rapport de vérification au Représentant du FNUAP dans un délai de 90 jours à compter de la fin de la période biennale (année civile). Le coût afférent à la mission de vérification est réglé directement par le Gouvernement.

31. La vérification annuelle des comptes est réalisée par un vérificateur indépendant agréé par les autorités nationales du pays dans lequel le projet est exécuté. Les comptes servant au Gouvernement à gérer les ressources de l'UNFPA doivent être vérifiés par les vérificateurs du projet ou par des experts comptables ou des vérificateurs désignés par l'UNFPA.
Celui-ci se réserve le droit de vérifier les documents financiers que le Gouvernement établit au titre du projet.

CLOTURE DU PROJET

32. Le Gouvernement, en tant qu'agent d'exécution, est tenu de notifier au Représentant de l'UNFPA le moment où il considère achevée l'activité opérationnelle menée au titre du projet et en recommande la clôture. Le Représentant de l'UNFPA doit en être notifié dans une lettre contenant un état des fonds non dépensés ou des engagements non réglés. Les rapports financiers doivent être établis en fonction de la date de clôture et des dispositions doivent être prises en vue de la vérification définitive du projet.

33. Les rapports financiers doivent porter explicitement la mention "DEFINITIF" et être assortis d'un remboursement du montant des avances non dépensées figurant sur ces rapports (le remboursement pourra être effectué de tout autre manière dont les deux parties auront convenu), les éventuels intérêts étant indiqués séparément. Si un compte bancaire distinct a été géré au titre du projet, le compte doit être arrêté et une copie du relevé bancaire définitif doit être jointe aux rapports.

34. Fonds inutilisés : Les fonds avancés au Gouvernement dans le cadre du projet qui restent inutilisés à l'achèvement de celui-ci doivent être restitués à l'UNFPA simultanément ou antérieurement à la présentation du rapport définitif.

35. Révisions budgétaires : Le Gouvernement doit, en cas de besoin, soumettre un calendrier révisé des services lorsqu'il présente les rapports financiers susvisés. L'UNFPA confirme par écrit son acceptation ou son refus de la révision proposée. Tout changement au descriptif de projet qui aurait des répercussions sur les activités exécutées par le Gouvernement et, en particulier sur les aspects financiers du projet ne peut être autorisé qu'une fois que le Représentant de l'UNFPA ou le fonctionnaire qu'il a désigné à cet effet a été consulté. Les révisions budgétaires doivent être arrêtées d'un commun accord par le Gouvernement et le Représentant de l'UNFPA.

36. Révision des conditions et modalités financières : Toute révision des présentes dispositions sera apportée par accord mutuel dans le cadre d'un protocole d'accord supplémentaire. Les dispositions pertinentes du Règlement financier et règles de gestion financière de l'UNFPA s'appliquent, mutatis mutandis, à toute question qui n'est pas expressément prévue par le présent protocole, les directives accompagnant le présent accord ou le descriptif de projet et ses versions révisées. Toute correspondance ultérieure ayant trait aux modalités de présentation de l'information comptable et financière et de vérification des comptes visées dans le présent accord, y compris le descriptif de projet et le protocole d'accord ou ses versions révisées, doit être adressés au Représentant de l'UNFPA.

37. Liste des fonctionnaires dûment habilités : Il est demandé au Gouvernement de joindre au présent document et de présenter à l'UNFPA une liste des fonctionnaires habilités à certifier les rapports financiers de l'UNFPA établis au titre du projet ainsi qu'un spécimen de leur signature.

38. Non-exécution : Au cas où le Gouvernement ne remplirait pas les obligations qui lui incombent en vertu du descriptif de projet ou du protocole d'accord, l'UNFPA se réserve le droit de mettre fin sur le champ au projet. Le Représentant de l'UNFPA avise alors par écrit le Gouvernement qu'il est mis fin au projet et lui demande de restituer à l'UNFPA tous les fonds obtenus de celui-ci, mais non encore dépensés aux fins du projet. Le fonctionnaire certificateur dûment habilité du Gouvernement doit s'assurer que tous les fonds envoyés à celui-ci ont été soit dépensés dans le cadre du projet, soit restitués au Représentant de l'UNFPA.

39. Si les dispositions ci-dessus rencontrent votre agrément, veillez apposer ci-dessous votre signature et retourner deux exemplaires de la présente au Représentant de l'UNFPA. Votre acceptation constituera la base de la mise en œuvre de l'assistance financière de l'UNFPA au projet.

Approuvé au nom du Gouvernement Approuvé au nom de l'UNFPA

Par : Par :

Titre : Ministre de la Planification Titre : Représentant de l'UNFPA
du Développement et de la
Reconstruction

Date : Date :


SPD/Annexe I. PLAN DE TRAVAIL DU PROJET

Produits et IOVS Activités Partie responsable Moment de réalisation Progrès accomplis vers la réalisation du but
Produit 1 : Capacités techniques et institutionnelles en gestion et coordination des programmes de population renforcées

IOVs :

-Nombre d'hommes et de femmes formés

- Organes et structures créés
Etude réalisée

- Types et quantité d'équipements fournis

-Types et nombre de documents produits et diffusés Prévu Réel

Activité 1 : Développement des outils et mécanismes pour la coordination et l'exécution de la PNP
I.1.1. Rédaction du texte organique de création de la CONAPO NPPP/PNP 1er trimestre 2003
I.1.2. Réactualisation de la mission et renouvellement du GTIP MPDR 1er trimestre 2003
I.1.3. Création d'une structure d'exécution de la PNP MPDR 2003
I.1.4.Formation de deux cadres planificateurs sur le traitement des données à l'ENSEA
FNUAP/MPDR 2003
I.1.5.Acquisition de trois ordinateurs avec graveurs FNUAP 2003
I.1.6. Acquisition d'un ordinateur portatif et d'un vidéo-projecteur
Activité I. 2 : Analyser en vue de leur prise en compte les questions de population et de genre dans les politiques sectorielles
I.2.1. Sélection et recrutement de trois consultants (un spécialiste en population et développement, un spécialiste en genre et un juriste) NPPP/PNP Ier trimestre 2003
I.2.2. Atelier de validation du rapport des consultants NPPP/PNP/
Consultants 2è trimestre 2003
I.2.3. Ateliers thématiques de diffusion des rapports des consultants NPPP/PNP/
Consultants 2è trimestre 2003
I.2.4. Production d'un rapport synthétique pour diffusion 3è trimestre 2003
I.2.5. Organisation des activités médiatiques pour diffusion du contenu du rapport synthétique
NPPP/PNP/CIEP 2003-2004
Activité I.3. Elaboration du plan de mise en œuvre de la PNP
Recrutement de 10 consultants
Préparation des plans sectoriels PNP/ Consultants
Atelier de validation des plans sectoriels MPDR/ PNP/ consultants
Rédaction du projet de plan global de mise en oeuvre PNP/ Consultant
Débat national sur le plan de mise en oeuvre MPDR/PNP/CCC/CIEP/Consultants
Finalisation et transmission au gouvernement du plan de mise en oeuvre MPDR/PNP/Consultant
Atelier de vulgarisation du contenu du plan de mise en oeuvre PNP/CCC CIEP

-Nombre d'hommes et de femmes formés

-Supports des modules de formation disponibilisés

-Nombre d'hommes et de femmes formés

-Supports de formation disponibilisés

- Nombre d'hommes et de femmes formés

-Contenu des modules de formation
Activité I. 3 : Organiser des ateliers de formation des cadres planificateurs et des producteurs de données statistiques

I.3.1. Evaluation des besoins NPP/PNP 1er trimestre 2003
I.3.2. Rédaction d'un rapport sur l'état des besoins et les moyens de les satisfaire
Idem Idem
I.3.3 . Formation en intégration des questions de population et de genre pour 20 cadres planificateurs au niveau central
I.3.3.1. Identification des candidats à la formation NPPP/SPD 2è trimestre 2003
I.3.3.2. Mise à niveau informatique des candidats PNP/SR/personnes ressources 2è trimestre 2003
I.3.3.3. Mission CST pour la formation NPP/PNP/CST 3è trimestre 2003
I.3.3.4. Disponibilisation des supports de Formation (logiciels, documents de modules de formation)
Idem Idem
I.3.4 . Formation en intégration des questions de population et de genre pour 50 cadres planificateurs de niveau intermédiaire
I.3.4.1. Rédaction des TDR et recrutement des formateurs. NPPP/PNP/SR 1er trimestre 2004
I.3.4.2. Mise à niveau informatique des candidats NPPP/PNP/SR/ personnes ressources 1er trimestre 2004
I.3.4.3. Organisation de la formation proprement dite
Idem 2è trimestre 2004
I.3.4.4. Disponibilisation des supports de formation
Idem 2è trimestre 2004
- Nombre d'hommes et de femmes formés

-Contenu des modules de formation

- Nombre d'hommes et de femmes formés

-Contenu des modules de formation

-Nombre d'hommes et de femmes formés

-Contenu des modules de formation I.3.5. Formation de 20 cadres au niveau central, en Suivi et Evaluation
I.3.5.1. Identification des candidats à la formation NPPP/PNP 3è trimestre 2003
I.3.5.2. Mission CST pour la formation NPPP/PNP/CST 4è trimestre 2003
I.3.5.3. Disponibilisation des supports de formation (CD, documents de modules de formation)
Idem Idem
I.3.6. Formation de 50 cadres de niveau intermédiaire en Suivi et Evaluation
I.3.6.1. Rédaction des TDR et recrutement des formateurs NPPP/PNP 2ètrimestre 2004
I.3.6.2. Organisation de la formation proprement dite SPD/SR/personnes ressources 3è trimestre 2004
I.3.6.3. Disponibilisation des supports de formation
Idem 2è trimestre 2004
I.3.7. Formation de 30 cadres en harmonisation des méthodologies de collecte et de traitement des données statistiques
I.3.7.1. Mise à jour de la liste des structures productrices des données NPPP/PNP/
ISTEEBU 2è trimestre 2003
I.3.7.2. Elaboration des TDR et recrutement des formateurs Idem 3è trimestre 2003
I.3.7.3. Conception des modules de formation NPPP/PNP/SR/
ISTEEBU/
personnes ressources 4è trimestre 2003
I.3.7.4. Formation proprement dite Idem 4è trimestre 2003
I.3.7.5. Séminaire- atelier sur les avantages et les implications d'une loi statistique
Idem 1er trimestre 2004
I.3.7.6. Elaboration et diffusion d'un guide méthodologique de collecte et d'analyse statistiques de données

Idem 2è trimestre 2004
- Nombre d'hommes et de femmes formés

-Contenu des modules de formation I.3.8. Formation de 20 cadres en Gestion et exploitation des bases des données
I.3.8.1. Etat des lieux sur les formations en gestion et exploitation des bases de données NPPP/PNP 2è trimestre 2003
I.3.8.2. Identification et acquisition des logiciels sur lesquels devront porter les formations NPPP/SPD/SR 3è trimestre 2003
I.3.8.3. Identification des formateurs et élaboration des TDR Idem 3è trimestre
I.3.8.4. Mission CST pour la formation FNUAP 4è trimestre 2003
I.3.8.5. Formation proprement dite NPPP/SPD/
SR Idem
I.3.8.6. Diffusion des supports de formation (logiciels, documents de modules de formation)
Idem idem
Produit II : Données /informations désagrégées selon le genre de l'ESDSR 2002 rendues disponibles et accessibles

IOVs :

- Données désagrégées selon le genre disponibles

- Données sur les groupes vulnérables dans les camps des déplacés disponibles

- Données détaillées disponibilisées

Activité II.1. : Analyser de façon détaillée les conditions de vie des groupes vulnérables au sein des populations déplacées (Femmes-Enfants CM ; Orphelins)

II.1.1. Recueil des données relatives aux groupes vulnérables à partir de l'ESDSR et d'autres sources
NPPP/PNP
1er semestre 2003
II.1.2. Réalisation de l'étude NPPP/PNP Idem
2.1.3. Organisation d'un atelier de restitution et d'enrichissement NPPP/PNP Idem
2.1.4. Production d'une brochure résumée pour diffusion NPPP/PNP Idem
2.1.5. Organisation d'une diffusion médiatique (radio, presse écrite et parlée, électronique) du contenu du rapport d'étude
NPPP/PNP/CCC/
Plaidoyer 2è semestre 2003
-Etude réalisée
- Données et informations désagrégées selon le genre disponibles sur la pandémie du VIH/SIDA

- Nombre et qualité des indicateurs de suivi et évaluation disponibilisés en début de programme ;

-Nombre et qualité des indicateurs de progrès disponibilisés en fin de programme.

- Fichier de la base intégrant les données de l'ESDSR

-Nouvelle branche créée Activité II.2. : Etudier l'impact démo-socio-économique du VIH/SIDA
II.2.1. Recueil des données /Info relatives à la pandémie du VIH/SIDA à partir de l'ESDSR et d'autres sources NPPP/PNP/SR 2è semestre 2003
II.2.2. Réalisation de l'étude NPPP/PNP 2è semestre 2003
II.2.3. Organisation d'un atelier de restitution et d'enregistrement de l'étude NPPP/PNP Idem
II.2.4. Production d'une brochure résumée pour diffusion NPPP/PNP 1er trimestre 2004
II.2.5. Organisation d'une diffusion médiatique (radio, presse écrite et parlée, électronique) du contenu de l'étude
PNP/CIEP 2003-2004
Activité II.3. : Produire 2 rapports (début et fin) sur les principaux indicateurs de suivi et d'évaluation du 5ème programme basé sur l'ESDSR et d'autre sources
II.3.1. Choix des indicateurs pertinents par rapport au 5ème programme NPPP/PNP/SR 1er trimestre 2003
II.3.2. Recueil des données de l'ESDSR devant permettre le calcul de ces indicateurs NPPP/PNP/SR Idem
II.3.3. Rédaction du 1er rapport NPPP/PNP Idem
II.3.4. Diffusion du document NPPP/PNP Idem
II.3.5. Préparation du document d'enquête pour la récolte des indicateurs de fin de programme
NPPP/PNP/SR 3è trimestre 2004
II.3.6. Recrutement du personnel PNP/SR Idem
II.3.7. Tirage de l'échantillon PNP/SR Idem
II.3.8. Recrutement et formation des enquêteurs SPD/SR Idem
II.3.9. Organisation de la récolte proprement dite Idem 4è trimestre 2004
II.3.10. Saisie et tabulation des données Idem 4è trimestre 2004
II.3.11. Analyse des résultats Idem 4è trimestre 2004
II.3.12. Rédaction du rapport Idem
4è trimestre 2004

Activité II.4. : Intégrer les données de l'ESDSR dans la base des données désagrégées du projet
II.4.1. Mission d'un CST spécialistes en gestion de base données NPPP/PNP/SR/
CST 1er trimestre 2004
II.4.2.Atelier de présentation de la base des données aux utilisateurs NPPP/PNP/SR/
CST 2è trimestre 2004
2.4.3. Diffusion électronique sur CD-ROM SPD/SR/CST
2.4.4. Acquisition de deux ordinateurs avec graveurs FNUAP 2003
2.4.5. Acquisition d'un ordinateur portatif et d'un vidéo projecteur FNUAP 2003